Vasakronan, Newsec och CBRE har alla fått frågan: Har kontorshyresgäster minskat för mycket på sin kontorsyta för att anställda ska kunna återvända till kontoret fullt ut? Det är nämligen något som Sveriges Ingenjörer konstaterar i en ny rapport – om alla anställda är på plats finns det inte tillräckligt med arbetsplatser svarar 87 procent.
Sveriges Ingenjörer släppte nyligen en rapport om distansarbete och konsekvenserna när arbetsgivarna börjar kräva större närvaro på kontoret. En slutsats de drar från deras enkäter är att många tycker att kontoren har blivit för trånga om alla anställda är på plats, bland annat som följd av neddragningen på yta som många valt i spåren av pandemin.
Fastighetssverige vände sig till Vasakronan, Newsec och CBRE Sweden för att få svar – har kontorshyresgästerna minskat för mycket på sina kontorsytor? Först ut svarar Johanna Hessius, chef för den svenska rådgivningsverksamhet på Newsec. De ser en tydlig trend mot att ledningen i bolag vill ha ökad kontorsnärvaro och att fler medarbetare ska komma till kontoret.
– För att medarbetare ska vilja spendera mer arbetstid på kontoret är det centralt att ytan stödjer olika behov som man har under en arbetsdag. Kontoret behöver ha plats för kreativt arbete, egenarbete, tillsammansarbete och fokusarbete.
Till exempel möjligheten till fokusarbete anser medarbetare vara en av de viktigaste faktorerna för att de ska vilja vara mer på kontoret.
– Med för små kontor och full närvaro på kontoren finns risk att den fysiska miljön inte kan stödja dessa olika behov. Vissa kontor rymmer idag inte full närvaro, men å andra sidan är det sällan så att alla är inne på kontoret samtidigt.
Johanna Hessius säger att efter pandemin har kraven på kontoren ökat. Utöver att det ska vara enkelt att ta sig till kontoret ska det ha nära till service och restauranger och dessutom vara en trevlig plats att vara på. Kontoret har blivit allt viktigare när man rekryterar medarbetare. Det har en inverkan på hur medarbetarna ser på organisationen, om de känner att organisationen värdesätter dem, hur väl de kan samverka och göra sitt fokusarbete och så vidare.
Är din uppfattning att vissa kontorshyresgäster skulle ha svårt att rekrytera och växa bolaget som följd av att de krympt sin kontorsyta?
– Om kontorsytan är för liten finns risk att kontoret inte blir lika trevligt att vistas på och att det inte stödjer de olika behoven som medarbetare har. Å andra sidan kan en mindre kontorsyta betyda att bolaget har råd att hyra ett mer centralt beläget kontor.
– Kontorets placering behöver vägas mot storlek och utformning på kontorsytan och här kan det variera mycket från bolag till bolag vad som är viktigast för medarbetarna. Här behöver bolagen göra en behovsanalys över sin medarbetargrupp.
Enligt enkäten från Sveriges Ingenjörer så skulle full närvaro på kontoret enligt de svarande leda till brist på kontorsplatser (cirka 87 procent) och brist på mötesrum (cirka 75 procent).
Vad tror du om den oron som enkäten tyder på?
– Det har ju varit ett medvetet val från många bolag att minska ytan med följd att det kan uppstå brist på kontorsplatser. Även om bolag inför full kontorsnärvaro är det väldigt sällan som alla medarbetare är på plats samtidigt.
– Brist på mötesrum är dock relativt vanligt eftersom kontoren används alltmer för arbetsuppgifter som kräver samarbete och social interaktion. Att anpassa kontorets utformning efter dessa behov är därför av stor vikt.
Sveriges Ingenjörer skriver också i sin rapport: ”För att arbetsplatsen ska kunna konkurrera med distansarbetet är det avgörande att arbetsmiljön är bättre på kontoret än i hemmet, annars finns det ingen anledning att göra tur-och-retur-resan till kontoret. Arbetstagaren behöver ha incitament att komma till arbetsplatsen”.
Vad tror du om den slutsatsen?
– Den slutsatsen har full relevans – kontoret behöver erbjuda något mer än vad vi har hemma. Tillgång till trevliga mötesrum, teamsrum, bra teknik och utrustning, attraktiva förmåner så som frukost och snacks och workshop och seminarier är viktigt för att medarbetarna ska vilja komma till kontoret. Arbetsplatskulturen, till exempel om chefer är fysiskt på kontoret, påverkar också. Målet bör vara att skapa en arbetsplats som är funktionell och inspirerande och som uppfyller medarbetarnas behov.
Bara en tredjedel i enkäten svarar att arbetsmiljön på arbetsplatsen är bättre än den på distansarbetsplatsen/hemarbetsmiljön. Johanna Hessius säger att det har tagit tid för bolag att hitta sin strategi för arbetsplatsen. Behoven och kraven har förändrats snabbt de senaste åren och vilken funktion kontoret ska ha har inte varit helt tydligt för alla bolag.
– I en undersökning som Stockholms Handelskammare gjorde nyligen framkom att var tredje arbetsgivare inte har gjort några kontorsanpassningar alls de senaste fem år, trots pandemi och ökad digitalisering. Det stämmer ju väldigt väl överens med det som denna undersökning säger.
– Och det är ett tecken på att ganska många bolag har stort behov av att anpassa sina ytor för att möta de förändrade behoven. Det tror jag också kommer att ske framåt – bolag förstår i allt större utsträckning att ett genomtänkt och smart utformat kontor kommer att bli allt viktigare för att behålla och locka kompetens och för att stimulera till samarbete och produktivitet. En utmaning är dock att göra de anpassningar som krävs på ett hållbart sätt, återbruk blir allt vanligare.
