Geopolitisk oro kan slå mot fastighetsägare från två håll: genom högre kostnader för att driva byggnader och genom större osäkerhet kring finansieringen. Samtidigt kan begränsade investeringsutrymmen tvinga fram hårdare prioriteringar. Då blir förmågan att koppla samman energi-, underhålls-, avtals- och ekonomisk information allt viktigare, menar Ramy M. Shenouda, forskare inom datadrivna organisationer i fastighetsbranschen vid Umeå universitet.
– Att investera i data innebär också att investera i hur människor samarbetar, säger han.
När energipriserna stiger är det inte bara energiräkningen som påverkas. För en fastighetsägare kan ett försämrat driftnetto dessutom begränsa utrymmet för underhåll och investeringar. Samtidigt kan en osäker finansieringsmarknad göra refinansiering dyrare.
– Geopolitisk instabilitet kan pressa fastighetsägare från två håll: högre kostnader för att driva sina byggnader och större osäkerhet kring finansieringen av dem, säger Ramy M. Shenouda, som forskar vid Umeå universitet på datadrivna organisationer i fastighetsbranschen.
De högre energikostnaderna får en direkt effekt när de inte kan föras vidare till hyresgästerna. Finansieringskostnaden syns däremot inte i själva driftsresultatet, men kan få konsekvenser för hur mycket pengar som finns kvar till fastigheterna.
– Högre energiräkningar minskar direkt driftsresultatet när ägarna inte kan få tillbaka de extra kostnaderna från hyresgästerna. Samtidigt kan osäkerhet göra långivarna mer selektiva och refinansiering dyrare. Räntekostnaderna ligger utanför driftsresultatet, men de kan ge ägarna mindre pengar för att underhålla och förbättra sina fastigheter, menar Ramy M. Shenouda.
Vilka byggnader som är mest utsatta går enligt Shenouda inte att avgöra enbart genom att skilja mellan bostäder och kommersiella fastigheter. Det handlar snarare om hur flera faktorer samverkar.
– De mest sårbara fastigheterna är de där dålig energiprestanda möter begränsat ekonomiskt utrymme att reagera. Det kan inkludera äldre hyreshus där uppvärmning ingår i hyran, eller kommersiella byggnader med ineffektiva värme-, ventilations- och kylsystem. Kontors- och butiksfastigheter som har hyresgästproblem eller vakanser kan också komma under press av fallande hyresintäkter.
Energidata är bara början
För att förstå riskerna krävs därför en bredare bild. Energianvändningen behöver enligt Shenouda sättas i relation till bland annat hur energin köps in, vem som betalar för den, hyresintäkterna och byggnadens skick.
– Högre energipriser gör varje bortkastad kilowattimme dyrare. Det gör det alltmer värdefullt för ägare att förstå vilka byggnader som är utsatta, vad som driver deras kostnader och var förbättringar skulle göra störst skillnad.
Hans första rekommendation är att börja med data som kan användas för energioptimering.
– Att integrera sensor- och mätdata med information om väder och hur byggnaden används hjälper energiingenjörer att förstå dess energiförbrukningsmönster och termiska prestanda. Detta gör det möjligt för dem att identifiera underpresterande byggnader, undersöka orsakerna och vidta åtgärder för att minska energiförbrukningen.
Men samma data kan få betydelse långt utanför energiavdelningen. Genom att kombinera energiförbrukning med inköpskostnader, underhållsregister och utrustningens förväntade livslängd går det exempelvis att jämföra olika tekniska lösningar utifrån deras totala kostnad.
– Ett system som är billigare att köpa kan vara dyrare att driva och underhålla. Att titta på den totala kostnaden över dess livstid ger företaget en bättre grund för att besluta vad man ska investera i.
Även underhåll kan bli mer träffsäkert när data används på rätt sätt. Sensorer och information om utrustning kan ge underlag för prediktivt underhåll, medan felregister kan bidra med sammanhang.
– Detta ger fastighetsägare en bättre möjlighet att planera underhåll innan problem leder till kostsamma haverier och störningar för hyresgästerna.
Samtidigt varnar Shenouda för att göra datadriven förvaltning till en fråga om enbart energi och teknik. För att skydda och utveckla en fastighets värde behöver även exempelvis hyresgästnöjdhet, beläggning, hyresintäkter och hållbarhet vägas in.
När pengarna inte räcker till allt
Den bredare bilden blir särskilt viktig när investeringsutrymmet är begränsat. Då behöver fastighetsägaren kunna jämföra olika åtgärder mot varandra.
– För att förstå vilka åtgärder som kommer att ha störst effekt behöver fastighetsägare ett fågelperspektiv som sammanför byggnadens prestanda, underhållsbehov, finansiell information och hållbarhetsmål.
En energieffektivisering kan ge lägre kostnader, medan ett byte av opålitlig utrustning kan minska risken för framtida driftstörningar. Men vilken åtgärd som ska prioriteras kan inte avgöras av ett enskilt nyckeltal.
– Organisationen behöver en gemensam förståelse för hur man balanserar kostnadseffektivitet, hållbarhet, hyresgästupplevelse och det långsiktiga värdet av sina byggnader.
Många fastighetsbolag använder redan dashboards med indikatorer och varningar. Problemet är enligt Shenouda att den strategiska riktningen bakom informationen inte alltid är tillräckligt tydlig.
– Till exempel kan återkommande klagomål på inomhustemperatur förtjäna uppmärksamhet även när en byggnads energiförbrukning verkar acceptabel. Att bara titta på energiförbrukningen skulle ge en ofullständig bild av dess prestanda.
Data finns – men används inte alltid tillsammans
En central del av Shenoudas forskning handlar därför om vad som händer mellan organisationens olika funktioner. Drifttekniker, förvaltare, ekonomer, upphandlare och digitaliseringsteam sitter ofta på olika delar av den information som behövs för att fatta bättre beslut.
– Avdelningar har sina egna rutiner, system och data, och kunskap om hur man använder den informationen stannar ofta inom teamet som arbetar med den.
Han ger ett exempel där ett renoveringsprojekt genomförs för att förbättra en byggnads energiprestanda, men där projektgruppen inte samarbetar med energiteamet efteråt för att utvärdera resultatet.
– Informationen kan finnas där, men energiingenjörer och tekniker är ofta de som vet hur man utvinner och tolkar den. Utan det utbytet missar projektteamet en möjlighet att lära sig om investeringen gav den förväntade förbättringen.
Problemet kan dessutom vara mer grundläggande än att systemen inte kommunicerar med varandra. I decentraliserade organisationer kan samma begrepp betyda olika saker på olika håll.
– Ett team kan räkna ett överbelastningsvarning från en hissensor som ett utrustningsfel, medan ett annat behandlar det som ett tillfälligt driftstillstånd. Båda teamen kan rapportera ”antalet hissfel”, men de menar olika saker med ett fel.
Utan gemensamma definitioner och gemensamma rutiner blir det därmed svårt att jämföra byggnader och dra lärdomar från hela beståndet.
Att investera i data innebär också att investera i hur människor samarbetar
Vad kan då fastighetsägare göra för att få större effekt av sina datainvesteringar?
Shenouda lyfter fram en tydlig digitaliseringsstrategi, mandat för den som leder digitaliseringen, fungerande infrastruktur och gemensamma definitioner. Medarbetare behöver dessutom tillgång till relevanta analysverktyg och praktisk utbildning i hur data ska tolkas och användas.
Men det viktigaste handlar enligt honom om organisationen snarare än tekniken.
– Ledningen måste förklara vad företaget vill uppnå och hur data kan stödja det. Samla tekniker, fastighetsförvaltare, ekonomer och andra relevanta kollegor kring specifika problem. Ge dem möjlighet att förklara sin data, lära av varandra och komma överens om vilka åtgärder som ska vidtas.
Det är först när informationen blir en del av det dagliga beslutsfattandet som investeringar i sensorer, dataplattformar och analysverktyg kan börja ge full effekt, menar Shenouda.
– Att investera i data innebär också att investera i hur människor samarbetar. Detta är en central del i att skapa en datadriven kultur och få ut värde av tekniken.
