Analyser som görs med hjälp av sensorer visar det optimala antalet arbetsplatser och hur många små och stora mötesrum som kunden behöver i sitt framtida kontor. Kunden kan därmed minska både kostnader och sina CO2-utsläpp. Flowscape är ett av företagen som gör beläggningsanalyser för att få underlag inför förändringar av kontoren. Fastighetssverige har kollat med bolagets vd hur det går till och vad deras analyser gör med kontorsmarknaden.
– Efter pandemin såg vi att många företag hade mycket låg beläggning. I många fall så låg som 10–30 procent. Översätter man det till ett företag med 500 arbetsplatser innebär det 350 arbetsplatser som står outnyttjade. Detta är ett otroligt slöseri med resurser. En arbetsplats i centrala Stockholm kostar över 100 000 kronor vilket innebär 35 miljoner kronor per år, förklarar Peter Reigo, vd på Flowscape Technology.
– Trots dessa höga siffror ser vi inte att svenska företag tar tag i detta tillräckligt fort. De ser inte kostnaden det innebär att inte agera. Vi vill hjälpa kunderna i deras process att anpassa kontoret till det hybrida arbetssättet. Förhoppningen är att de blir så nöjda att de väljer att installera systemet permanent.
För att se hur många fysiska kontorsarbetsplatser som behövs kan en arbetsplatsoptimering använda sensorer som installeras på kontoret man vill mäta. Installationerna i just Flowscapes fall är till för att räkna personer i rum, mäta om mindre rum används och antal arbetsplatser – samt en analysportal. Sensorerna placeras på kundernas på kundernas kontor och sitter där under tre månader. Tillsammans med konsultutlåtanden tas sedan ett beslutunderslag fram som handlar om hur mycket kontorsyta företaget behöver.
– Jämfört med att göra manuella mätningar eller att skicka ut enkäter så finns det inga mänskliga faktorer som kan förvränga eller feltolka denna data, vilket är otroligt viktigt eftersom ett flyttprojekt är omfattande och dyrt, säger Peter Regio.
Företagen verkar ju generellt vilja att de anställda ska vara mer på kontoret – gör inte er tjänst så att kontoren blir för små om alla skulle återvända till kontoren?
– Jag håller med om att många företag vill att de anställda skall vara mer på kontoret. Dock inser nog de flesta företag att kompromissen mellan de anställdas och deras vilja hamnar på runt 50 procent av tiden på kontoret. Vissa företag, till exempel H&M, har försökt tvinga tillbaka alla 100 procent av tiden och de har behövt backa på det för att inte förlora personal. De flesta kontor idag är dimensionerade för 100 procent närvaro på kontoret, men inte ens innan pandemin var beläggningen högre än 50 procent och nu är det ännu lägre. På de flesta svenska företag finns det stor marginal när det gäller att kontoret skall bli fullt.
Var tror ni, om ni får göra en framtidsprognos, att kontorsmiljön befinner sig om tio år? Hur ser kontoren ut? Är de färre, fler, mindre, större?
– Jag tror den totala kontorsytan är mindre om tio år än nu, kanske 50 procent. De flesta kommer att dela arbetsplatser. Denna trend började redan innan pandemin. Jag tror kontoren kommer byggas mer för interaktion, kreativt arbete och samarbete och inte så mycket för individuellt arbete. Idag anstränger sig många företag för att få in personal. Detta genom frukostar, luncher, afterwork och andra evenemang. Vi får se om detta fortsätter eller om cheferna kommer att kräva att de anställda är inne tre dagar i veckan, säger Peter Regio.
