Tenant & Partner utvecklar arbetsplatser som möter de mänskliga, ekonomiska och planetära behoven. Bolaget tar AI till hjälp för att hjälpa företag och organisationer att nå sina mål och sin vision. Mia Öhrn har arbetat med kontorsprototypen Yggdrasil, som hjälper bolag att effektivisera möten och sänka stressnivåerna.
För ett år sedan vann AMF Fastigheters då nya kontor priset för Sveriges snyggaste kontor på Fastighetssveriges event Stora Kontorsdagen. Mia Öhrn var arbetsplats- och kommunikationsstrateg på designbyrån bakom kontoret och som initiativtagare drev hon det fleråriga projektet med strategisk framsyn, spekulativ design och den framtidsprototyp som låg till grund för det forskningsbaserade, hjärnvänliga utformningen av kontoret.
– Utmärkelsen Sverige snyggaste kontor 2024 är ett fint exempel på hur bra en arbetsplats kan bli när det ligger ett digert arbete bakom. Och jag blir bara mer och mer övertygad om hur viktigt kontoret är för organisationer. Att man kan få ut mer värde av kontoret är något jag upplever att marknaden också börjat få upp ögonen för. Det handlar om att bygga varumärke, skapa samarbetsplattformar, underlätta affärer och attrahera talang. Nu och i framtiden, förklarar Mia Öhrn, som numera kan titulera sig Workplace Strategist & Change Manager på Tenant & Partner.
På Tenant & Partner driver Mia Öhrn just nu ett AI-projekt för att ta reda på vad den relativt nya teknologin betyder och kan betyda för kontoret framöver.
– Vi har arbetat med strategisk framsyn och spekulativ design för att skapa en spännande framtidsprototyp för mötesrum under året, där vi fått finansiering av Vinnova. I det vill vi utforska vad som händer om vi i mötesrum, genom AI, bjuder in röster som inte hörs i vanliga fall i beslutsprocessen.
Tenant & Partner vände sig till ett av världens största privata skogsägare, Stora Enso, för att ta reda på vad som skulle hända om man ”bjöd in skogen i deras mötesrum” via AI. På så sätt skapades projektet Yggdrasil, namngett efter världsträdet, den stora asken, i den nordiska mytologin.
– Vi ville skapa framtidens kontor, där AI har en relevant och central plats i mötesrum och hjälper oss att få fatt på kollektiv intelligens, det vill säga: allt det vi sitter inne med, som människor som samlas i ett möte, men även data, siffror och sådant vi kanske inte alltid har med oss som individer, men som finns i organisationen. En databank där, i det här fallet information om skogen finns, hur den mår, hur biodiversitet ser ut, vad som är bra för skogen, hur våra beslut påverkar skogen. Allt detta matas in i en slags skräddarsydd databank och vi utforskar hur den i framtiden skulle kunna finnas att interagera med när vi samlas och har möten. Man kan alltid fråga skogen om råd, så att säga, ler Mia Öhrn.
Det här är ett nytt sätt att använda AI som går bortom det man brukar se AI som. Ju mer spetsiga svar man vill att tekniken ska kunna ge, desto viktigare är den att den tränas för specifika sammanhang och att mötena kureras av en kunnig facilitator – en så kallad ”AI-whisperer”. Därefter är AI-lösningen med och lyssnar in, gör analyser av sin data och det som sägs i rummet i realtid. Under mötet bjuds den in att ge perspektiv på diskussionen i ett specialdesignat gränssnitt. Kommentarerna från AI:n kommer upp på skärm eller läses upp så alla deltagare tar del av och kan reagera för att utveckla det man samtalar om vidare.
I projektet har Tenant & Partner och andra delar av Worklife Group samlat olika experter till rundabordssamtal; arkitekter, beteendevetare, möbelformgivare, skogsingenjörer, kemister, utvecklare av biobaserade material, arbetsplatsutvecklare, fastighetsexperter och träkonstruktionsexperter, etcetera. Olika sorters expertis som kanske inte träffas annars.
Mia Öhrn nämner något hon kallar Yggdrasils ABC.
– Förkortningen står för AI, biofili, biobaserade och cirkulära material. Vi satte hållbarhetsribban högt och satsade på att bygga en prototyp av ett mötesrum med bara cirkulära eller biobaserade material. De biobaserade materialen fick vi tag i hos Stora Enso. De är innovativa och bio-baserade material som har kommit från naturen och kan bli natur igen.
Trä och lera och sten?
– Framför allt trä, eftersom det i det här fallet är Stora Enso vi jobbar med. B:et i Yggdrasils ABC står ju både för biobaserat och biofili. Det handlar om hur naturen påverkar oss, hur hjärnan reagerar på i vår miljö. Forskning visar att om vi i byggda miljöer kan efterlikna naturen när den är som frodigast sänks stressresponsen i hjärnan. Så vi skapade ett rum som påminner om en skogsglänta, genom att addera växter, använda skogens färger och former och att tillsätta lite skogsljud, lite skogsdoft, lite ljus som strilar ner, som också skiftar under dagen. Allt detta är skapat för att människan ska må bra.
– Socialförsäkringsministern Anna Tenje har till och med varit på besök och konstaterade att mötesrum som detta med största sannolikhet skulle kunna ha en positiv inverkan på att sänka stressnivåer hos medarbetare, och i längden minska de stressrelaterade sjukskrivningarna.
AI-lösningen som Tenant & Partner tagit fram tillsammans med AI-startupen River är tränad på teamdynamik, beteendevetenskap och på vad som händer i samtal. Sedan skräddarsyr man den genom att lägga till fakta som är relevant för organisationen.
– Genom att vi har AI:n, som hela tiden återspeglar vad som sägs, vad som sägs mellan raderna, olika perspektiv i missar och så, så visar det sig att de här samtalen blir något helt annorlunda än vad vi har haft i traditionella mötesrum. Det öppnar upp för att tänka tillsammans och vi får fatt på mer av vår kollektiva intelligens.
I dagsläget lyssnar AI-lösningen inte på alla samtal i rummet, utan den behöver en AI-facilitator som interagerar med den. Men framtidsspaningen är att det kommer att finnas AI integrerat i alla mötesrum framöver, för att väva samman all intelligens som finns i organisationen, mellan möten och mellan avdelningar.
Kontorsprototypen Yggdrasil var först tänkt att stå på plats hos Stora Enso i 3–4 veckor från början, men förlängdes över sommaren och står fortfarande kvar och hjälper Tenant and Partner att utforma deras arbetsplatskoncept.
Kommer det företag till er med den här typen av förfrågningar, eller är det någonting som ni själva försöker sälja in?
– Vi har under våren använt strategisk framsyn som grund och samlat ett 50-tal fastighetsansvariga och HR-ansvariga på stora bolag och myndigheter, till AI-förstärkta rundabordssamtal om ledarens roll för framtidens arbetsplats. Där vi har haft den här väldigt mänskligt upplärda AI:n med oss. Vi har diskuterat antaganden om arbetsplatsen, signaler på vad som är på gång på lite längre sikt. Sedan har vi vävt ihop de där insikterna och de ligger sedan till grund för hur vi stöttar företag i att utveckla sina arbetsplatser som bättre tar framtiden i beaktning.
Skulle du säga att intresset att testa nya vägar inom kontor har ökat?
– Det är ju, för att vara ärlig, skitdyrt att göra om ett kontor. Då måste man säkra att man gör det träffsäkert, som en investering som stödjer organisationens framtid. I de flesta andra processer, som när ett företag utvecklar en vara eller ett arbetssätt eller någonting, då gör man ju prototyper. Man sätter ju inte i gång tillverkningen av en vara och slänger ut den på marknaden direkt. Man testar. Och man är van att prototypa andra saker, men jag skulle säga att folk inte är vana att prototypa kontor. Då förlitar man sig på att det är en arkitekt som kommer in och löser det – och det är inte alltid arkitekter är helt träffsäkra när det gäller arbetssätt, det hjärnvänliga, beteenden eller varumärken.
– Det finns jättemånga bra arkitekter, vill jag bara understryka, som gör väldigt varumärkesrätta leveranser. Men jag skulle vilja hävda att ju bättre beställare du är, desto bättre produkt får du. Och om du också har gått igenom det här med strategisk framsyn, fått hjälp att tänka vart man är på väg och hur företagets arbetsplats kan stärka det och sedan använder spekulativ design för att utforma det – då blir det en bättre plats för alla medarbetare och för affären.
Nu levererar Tenant and Partner de skräddarsydda AI-förstärkta rundabordssamtalen som en tjänst. Man samarbetar också med leverantörer för att skapa ett slags kontorsprototyp, på en begränsad yta, så att beställaren får uppleva vad kontoret skulle kunna vara.
Nu har ni börjat den här resan och använder AI ganska mycket. Givet det, hur tror du att 2026 kommer att bli?
– Jag känner att vi står inför ett paradigmskifte, ett vägval. När vi märker att AI inte bara är en hjälp att effektivisera och sammanställa saker utan att den faktiskt hjälper oss att bli smartare tillsammans. Att det blir en förenande kraft. Jag ser framför mig att de bolag som vågar föra in det här mer och mer i möten, satsa mer och mer på just att få fatt i den kollektiva intelligensen, de kommer, redan under 2026, att få ett försprång jämfört med andra. Jag tror att 2026 lägger grunden för jättemycket av den AI-förstärkta framtiden.
Är du intresserad av att få en djupare analys av läget på kontorsmarknaden samtidigt som du får möjlighet att knyta nya värdefulla kontakter? Då ska du besöka Stora Kontorsdagen nästa tisdag den 11 november på Berns Salonger i Stockholm. Du som Plus-prenumerant har halva priset på biljetten med koden ”Plus50” i rutan Kampanjkod vid anmälan här.
