Ordet kontor var från början namnet på det rum där en firma förvarade sina räkenskaper, sina papper och sina konton. Efter hand började även människor vistas där och kontoren blev sakta men säkert till det vi har idag. Men fortfarande dröjer dig en del av stelheten från det gamla dokumentarkivet kvar i folks sinnebild av hur ett kontor ska se ut. Men måste det vara så?
Mia Öhrn är vd och inredningsstrateg på Merry Monday och hon och företaget tittar bland annat på hur hjärnan reagerar på miljöer, det vill säga det som i forskarvärlden kallas neurodesign.
– Ljus, färg, form, textur – allt detta registrerar vi hela tiden, omedvetet, och det finns vissa faktorer som lugnar hjärnans stress. Exempel på detta är färger och former som på minner oss om näringsrik miljö, som säger till våra stenåldershjärnor att ”här är det hög överlevnadschans”. Färger och former som påminner om sommaren och vackert väder och, precis som naturen, är varierande. Det traditionellt skandinaviska avskalade, med vitt och grått, är för enformigt för hjärnan och är dessutom vinterns palett. Om det inte finns någon stimuli alls så blir våra hjärnor oengagerade. Kontorsmiljön måste signalera upptäckarglädje och variation. Det här följer biofilin, läran om att vi mår bra i naturen.
Mänskliga kontor
Mia Öhrn menar att vi har lärt oss att kontor ska se ut på ett visst sätt: det ska vara vita väggar, ljusgrått tak, mörkgrått golv, svarta hyllor, scandinavian chique som i färg påminner om en slaskig februarimorgon i en storstad. Inga löv, ingen mat och ingen lägereld att värma sig vid: mycket vi har lärt oss är snyggt och fint är miljöer det inte är nyttigt för oss att vistas i.
– Företag består av människor och det är människor som ska vara på kontoren. När vi frågar folk var de älskar att vara så pratar de oftast om miljöer som soliga sandstränder, blå himmel, skogar, berg, jättemycket färger. Detta längtar vi människor efter och det är det som ger det som kallas ”the awe effect”, att man blir hänförd och hamnar nästan i ett meditativt tillstånd. Så kanske bör kontorens färger avspegla sökande efter detta, med paletten grön, orange, blå och gul, till exempel. Att designa ett kontor efter medarbetarnas behov signalerar också att företaget bryr sig om dem.
En framtidsspaning som Merry Monday gjort tillsammans med AMF Fastigheter och med hjälp av en metod som Vinnova rekommenderar handlar om att kontoren kommer att bli mötesplatser. Då behöver de designas efter detta. Det hybrida är här för att stanna och kommer alltid att finnas – men när personalen verkligen tar sig till kontoren så måste där finnas platser där man faktiskt kan mötas.
Inga ”slavhav”
De neonrörsbelysta skrivbordshaven, ”slavhaven” som Mia Öhrn kallar dem, är på väg ut. Detta eftersom arbetsplatsen inte längre kommer att fylla den funktion den en gång gjorde, när det var det enda stället man befann sig på när man jobbade.
– Men det märkliga är att trots att men vet detta så görs det väldigt lite åt det. Stockholms Handelskammare gjorde nyligen en undersökning som visar att endast 30 procent av alla företag har gjort förändringar på sina kontor efter pandemin. Vilket förvånar mig; vad kommer det sig att så få är förändringsbenägna trots att det hänt så mycket? Jag tror att vi inte vet hur det kommer att bli, helt enkelt. Det kommer massor med rapporter och utlåtanden om hur framtidens kontor ska vara, men ingen vet, egentligen. Det var därför vi gjorde framsynsarbetet med AMF Fastigheter.
Troligtvis kommer man i framtiden inte behöva mindre yta på kontoren, på grund av att skrivborden blir färre och mötesplatserna blir fler – men däremot annorlunda disponerad yta. Det traditionella konferensrummet där alla sitter uppradade och tittar på en skärm eller whiteboard är också något som kommer att fasas ut i Merry Mondays framtidsvision.
– Vi kommer att känna att vi vill sitta i ett mysigt hörn i soffor och fåtöljer när vi har möten. Så: skrivbord lyfts ut, mötesplatser lyfts in, siar Mia Öhrn och fortsätter:
– Det är också viktigt att känna till att även om kontor nu börjar inspireras av andra mötesplatser, så är det inte alltid möjligt att översätta dem rakt av till kontorssidan. Hotellobbyer, till exempel, är gjorda för att människor ska kunna vara i ett sammanhang tillsammans med andra utan att egentligen ha kontakt med dem. Vi har sett exempel på när man försöker återskapa en lobbykänsla på ett kontor – men då blir det för stora avstånd mellan kollegorna. På samma sätt som höjden på ett skrivbord eller vinkeln på ryggstödet, ergonomin, spelar stor roll, så gör avståndet mellan människor det. Måtten blir oerhört viktiga.
Mer än bara skrivbordsjobb
Så varför ska man då över huvud taget vara på kontor nu för tiden? Jo, det finns flera forskningsrapporter som visar att det ökar innovationskraft, problemlösning och lärande i en organisation där man faktiskt ses. Bland annat visar en rapport från AMF Fastigheter att kontoret blir till ett slags katalysator.
Undersökningen som handelskammaren gjorde (se ovan) visar också att folk ofta känner sig mer produktiva hemma. Men det handlar om att man känner sig produktiv vid datorn, samtidigt som man inte räknar saker som att lära upp yngre kollegor eller svara på snabba frågor vid kaffeautomaten, att finnas tillgänglig för kollegorna, som produktivt.
– Det finns något som kallas matsalseffekten, som man också börjat titta på. Man började titta på varför universitet i Stanford får så många nobelpris och såg att det berodde på den stora matsalen de har. Där träffas olika fakulteter och småpratar om saker de jobbar med för tillfället och kontakten mellan de olika disciplinerna leder ofta till genombrott inom andra områden, på grund av att de träffas i matsalen. Det är alltså något annat som händer under vår arbetstid som är minst lika viktigt som att sitta vid skrivbordet och skriva. Och det händer inte om man sitter ensam hemma, säger Mia Öhrn.
– Det här gör det viktigt när vi designar kontor: att tänka på hur matsalen ska se ut. Ett undanskymt pentry eller den kreativa mötesplatsen? Vi har världens chans nu efter pandemin. Låt oss göra om och göra rätt!
