Lokalanvändningen i staten har effektiviserats sedan 2010, och myndigheterna har successivt minskat lokalarean per anställd. Men minskningen beror inte på det ökade distansarbetet. Det finns även potential för ytterligare effektiviseringar. Det framgår av en analys som Ekonomistyrningsverket (ESV) lämnat till regeringen.
Statens totala lokalarea har ökat sedan 2010. Men myndigheterna har i genomsnitt minskat arean per anställd med 16 procent sedan dess. Det innebär att ökningen av hyreskostnaden per anställd har begränsats under en tid då marknadshyrorna har ökat kraftigt. Sammantaget betyder det att lokalanvändningen i staten har effektiviserats.
ESV har särskilt analyserat om det ökade distansarbetet efter pandemin har bidragit till att minska arean per anställd bland myndigheter med stor andel kontor. Men det finns inte något tydligt sådant samband.
– Myndigheterna började minska sina lokaler långt innan pandemin. Utvecklingen har snarare avstannat sedan 2022, då vi borde ha börjat se effekterna av ett ökat distansarbete om det hade varit en drivande orsak till minskningen, säger Björn Andersson, utredare på ESV.
ESV ser också att det finns ytterligare effektiviseringspotential om myndigheterna i högre grad kan samlokalisera sina lokaler på olika sätt. Att flytta till områden med lägre hyror kan också vara ett sätt att minska lokalkostnaderna på. En förhållandevis stor andel av statens lokaler ligger i centrala områden med höga hyresnivåer i exempelvis Stockholms innerstad.
– Men för att kunna avgöra hur stor effektiviseringspotential den här typen av åtgärder verkligen skulle ha behövs en fördjupad analys av myndigheternas verksamheter och lokalbehov, säger Björn Andersson.
ESV har tagit fram nya nyckeltal för att följa upp lokalanvändningen i staten. ESV har även utvecklat en webbaserad applikation där myndigheterna kan ta fram dessa nyckeltal för sina lokaler och jämföra dem med andra myndigheter och över tid. Myndigheterna har delats in i fyra kategorier utifrån sitt lokalinnehav, för att det ska vara möjligt att jämföra sig med andra myndigheter med likartade lokalbehov.
– Applikationen kan vara ett stöd för att effektivisera myndigheternas lokalförsörjning i planeringen av en lokalanskaffning. Myndigheterna kan ta fram ett relevant informationsunderlag genom att exempelvis jämföra hyresnivån eller arean per anställd i olika geografiska områden med varandra, eller mot genomsnittet för myndigheter med liknande lokalbehov, säger Björn Andersson.
Nyckeltal för statens lokalanvändning*
Area per anställd, kvadratmeter
2010: 50
2024: 42
Procentuell utveckling: -16 procent
Hyra per anställd, kronor
2010: 70 285
2024: 96 100
Procentuell utveckling: 37 procent
Hyra per kvadratmeter, kronor
2010: 1 419
2024: 2 309
Procentuell utveckling: 63 procent
*Försvarsmaktens och Regeringskansliets lokaler ingår inte i nyckeltalen.
