Pandemin har satt sina spår på kontorets roll i företagens strategier. Bolagen med kontorsbestånd ser ökande vakanser och hyresgästerna tar längre tid på sig att skriva under kontrakten. Men vad ska hyresgästerna tänka på med nuvarande och kommande kontorslokaler. Cresnia delar deras tips till hur man ska förhandla och ta fram den bästa lösningen för hyresgästerna.
Mycket har förändrat när det gäller förutsättningarna för kontoren. Från nyckeltal som baserades på antal medbetare och att det krävdes 15 kvadratmeter per anställd, plus den yta som krävdes i mötesrum. Med pandemin och hemarbetet så har det skett ett skifte i hur hyresgästerna ser på närvaron på jobbet. Med en flexibilitet som innebär att medarbetarna kan välja valfri dag att jobba på distans så upplevs beläggningsgraden på kontoret på ett annat sätt, där särskilt fredagar blivit en dag där många ser en drastisk minskning i antalet anställda på plats. Även om det ibland bara innebär att bara en liten del är borta så får stora ytor det att kännas som att närvaron är mindre.
Idag bör ytan för ett företag beräknas på ett annat sätt. Det framkommer från det seminarium som Cresnia och Rework håller på ämnet. Cresnia agerar inte som mäklare, utan snare som förhandlare å hyresgästernas vägar.
Den bedömning som istället ska göras nu vid antingen omförhandling eller nyteckning av kontor är att se över hur förtaget arbetar och vad som passar dem. Det kan delas in i tre steg.
1. Datainsamling – hur används kontoret och vilka funktioner finns.
2. Samtal med ledning – här kommer ledningsgruppens ambitioner in, hur de vill att företaget ska fungera och vad man vill åstadkomma. Handlar det om att locka till sig personal eller skapa mer plats för kreativitet?
3. Djupintervjuer med medarbetarna – vad ser de som viktigt och vad vill de behöver från sin arbetsplats.
Efter de tre stegen blir det lättare att se över alternativen. Antingen om det går att hitta lösningen inom befintlig fastighet eller genom att flytta.
Gällande hyran så har de senaste åren blivit något av ett trendbrott. Från det att den årliga ökningen av hyran varit en bra indikation på marknadshyran, men med KPI-indexeringen som inflationen bjudit på så har hyran gått långt över själva marknadsläget. Cresnia bedömning är att med ökande vakanser och företag som drar ner på sina ytor så kan vi stå inför en glidande fastighetskrasch.
Just vakanser är något viktigt för hyresgästerna att ha koll på. Dels kan det öppna upp för lokaler som de kanske inte hade kunnat få innan. Men det blir också ett viktigt kort i en hyresförhandling, när fastighetsägarna har svårt att fylla sina lokaler. Det kommer alltså påverka förhandlingarna framåt, men att KPI-indexeringen skulle bytas ut mot något annat för utvecklingen av hyran tror Cresnia inte på. Däremot ser de nu en utveckling nu att fastighetsägarna försöker smyga in kvartalsvisa hyresindexeringar i kontrakten.
