Fastighetsbranschen står inför ett förändringstryck och måste leva upp till myndigheternas och hyresgästernas krav. Men just nu råder en nybyggaranda när det gäller digitalisering i branschen och det saknas tydliga ramar och regler. Christoffer Börjesson är head of digital accelerator på Newsec och har tydliga tankar om hur digitaliseringen bör standardiseras för att lyckas uppnå målet.
– Den stora frågan är: varför ska vi standardisera?
Christoffer Börjesson, Head of Newsec Digital Accelerator, börjar med den retoriska frågan när han inledningstalar på Stora Proptechdagen i Stockholm.
– Ska man göra en digital transformation och nå ett antal effektmål i organisationen, samtidigt som man har begränsat med tid och budget, så är hur mycket och vad som kan investeras viktigt.
Fastighetsbranschen är inte den första som gör en digital transformation. En fördel med det, menar Christoffer Börjesson, är att man kan snegla på hur andra branscher gjort tidigare. Som exempel kan nämnas bilindustrin i Japan.
– Japanerna var väldigt tidigt ute med att tänka på hur man standardiserar en organisation i hur man jobbar med analys, hur identifierar man förbättringar och implementerar dem? Hur kan man övervaka fabriken, öka produktiviteten och kvalitén? Hur kan man minimera risker? Biltillverkning är idag väldigt standardiserad: det finns en bottenplatta som byggs på med olika koncept. Ut kommer en smart produkt på hjul som kanske har digitalt lås, entertainementsystem och så vidare. Men det japanerna gjorde var att titta på hur man skulle öka produktivitetstakten i fabriken.
Varför ska man då engagera sig i digitaliseringsfrågan nu och inte vänta till i morgon? Christoffer Börjesson menar att en av anledningarna är att fastighetsbranschen just nu står inför någonting som kallas ”förändringstryck”, vilket betyder att krafter utifrån, utanför själva branschen, trycker på och vill ha förändring. Förändringstrycket kommer i tre delar, hävdar Christoffer Börjesson.
– För det första kommer det regulatoriska krav från EU, lagar och förordningar som de lägger fram och kräver att vi ska följa. För det andra har vi ägarna som ställer krav och för det tredje hyresgästerna.
Det finns krav på hur tillgången ”fastighet” ska prestera om ett antal år: 2030 behöver fastigheter vara en viss produkt. Det kommer också krav på hur fastighetsbolagen ska vara som bolag. I vissa EU-länder ställs så hårda krav att man nästan diskvalificerar en del av branschen; i till exempel Frankrike och Holland kan man, som fastighetsägare, bli förbjuden att hyra ut eller till och med sälja fastigheten om den håller för låg energiklass. Det enda fastighetsägaren kan göra är att investera i renovering så att fastigheten kommer upp i energiklass.
– Jag tror vi kommer att få se mer av det även i Sverige: morot, men också piska, säger Christoffer Börjesson.
Mycket av tekniken, menar Christoffer Börjesson, kommer att handla om rapportering, kontroll och validering. Hur går fastigheten? Hur är investeringen? Hur är vakansgraden?
– Ska man sitta och jobba med de här frågorna manuellt så kommer man troligtvis att dö som organisation, eller anställa ännu mer människor.
Tidsramen är också intressant, hävdar Christoffer Börjesson, eftersom EU varit tydliga med att det inte finns oändligt med tid för att implementera allt detta. Det finns skarpa deadlines.
– Har man en fastighetsportfölj idag och en affärsplan som säger att bolaget ska vara på ett visst sätt år 2030, 2040 eller 2050, då behöver man också fundera på hur man ska förändras som organisation.
Har man oändligt med kapital så är det bara att i princip trycka på en knapp och köra i gång – men det är det väldigt få som har. Och då, menar Christoffer Börjesson, behöver man i stället tänka smart.
– Vilken underhållsbudget har jag, vilka nyinvesteringar behöver göras och vilken typ av besparingar kan jag göra för att återinvestera i förbättringar. Hur högt behöver vi som bolag gå för att säkerställa att vi når rätt energinivå i hela vår portfölj eller för att investera mycket i vissa fastigheter och sälja av andra?
Hur kan då standardisering vara ett sätt att lösa allt det här? Christoffer Börjesson tror att det handlar om strategi kopplat till var och när man bör göra vissa moment.
– Först behöver organisationen bestämma vad som är målbilden. Vad är visionen av våra fastigheter? Vi vill kanske ha en proaktiv förvaltning, det vill säga jobba med de mest prioriterade och kostsamma fastigheterna och få affärsinsikter om vad det är som drar pengar, hur våra vakansgrader ser ut och hur riskerna ser ut i våra hyresnivåer, till exempel.
Även hyresgästerna behöver information. Kan man få bort felanmälningar, frågor och ärenden som r kopplade till hyresgästernas problembild så kan det spara tid som kan läggas på annat.
Men all standardisering handlar inte om teknik, menar Christoffer Börjesson.
– Alla transformations och managementmodeller kopplat till förändringsresor handlar om affärer och organisationens sätt att jobba. Att ha tagit fram en strategi och ha satt en plan, att förändra organisationens sätt att jobba.
För Newsec, som har 9 000 fastigheter i Norden och Baltikum, som har i stort sett samma utmaning: de behöver ESG-rapportera mer, det behövs mer energistatistik och det hela går inte riktigt ihop. Det kan handla om att det är dyrt, att siffrorna är felaktiga eller att det helt enkelt inte är någon ordning och reda.
– Vi på Newsec har sagt att vi behöver ta fram en standardiserad lösning. Vi behöver göra på samma sätt överallt. Då kan vi ge samma anvisningar till alla teknikinstallatörer: så här installerar ni vår teknik; så här vill vi att mätplan och informationsstatistik ska se ut. Här är en svart – eller orange – låda, installera den, följ anvisningarna och skicka data – och så får vi alla exporter vi behöver.
– Då kan vi gå in och klicka och titta på vårt fastighetsbestånd och se hur vakanserna ser ut, vilka projekt som pågår, hur mycket fel och serviceärenden som anmälts. Då ser vi vilka områden eller fastigheter vi behöver fokusera på. Enkla nyckeltal som vi kan presentera.
– Det här gör möjligt och kostnadseffektivt enbart genom att vi har standardiserat tekniska lösningar, genom att vi byggt upp ett datalager. Genom detta kan vi hämta data, publicera data och visualisera och integrera den med verkligheten.
