Coronautbrottet har lett till att allt fler jobbar hemifrån och att antalet möten på distans ökar. Mötesledaren och pedagogen Fredrik Bauer berättar för Fastighetssverige hur man ska hantera de många utmaningarna som uppstår vid digitala möten och berättar hur virusutbrottet faktiskt skulle kunna skapa fler effektiva distansmöten i framtiden.
Bristande teknik, folks snörvlande i mikrofonen, multitaskande och dålig mötesdisciplin – samtliga saker som leder till till irritation istället för effektivt använd tid vid distansmöten. Det visar studien Svenskars möten som genomförts av Fredrik Bauer, mötesdesigner samt vd och grundare av företaget Mötesutveckling.
Hans uttalade mål är att rädda världen från trista och ineffektiva möten. Genom att ta reda på fakta om svenskars möten och sprida kunskap om effektiva möten vill han förändra synen på mötet. Studien genomfördes i början av 2019 genom en webbaserad enkät där 519 svar samlades in via 80 olika paneler med olika profil. Urvalskriteriet var heltidsanställda tjänstepersoner på arbetsplatser med minst 26 medarbetare.
Teknikproblem är det som irriterar flest enligt Fredrik Bauer och berättar om en respondent som menar att de lägger runt tio minuter av varje möte på att alla deltagare ska komma in på mötet, få ordning på mikrofon och skärmdelning med mera innan de kommer igång med själva mötet.
– Det absolut största irritationsmomentet är teknikproblem, att folk har svårt att förstå eller alternativt har problem med uppkopplingen. Jag satt själv i ett möte med en ganska stor organisation förra veckan och det var folk som åkte in och ut ur mötet. Den tiden som man lägger på att lösa den biten är inte det man vill förknippa med ett effektivt möte. Irritationen som uppstår och tiden som krävs för att faktiskt få den personen med på banan igen är krävande, säger Fredrik Bauer till Fastighetssverige.
Efter strulande teknik framträder tre tydliga områden som leder till stor irritation enligt Fredrik Bauer; Bakgrundsljud, dåligt fokus och bristande dialog.
– Oavsett vilken teknik som används så är det viktigt att mötesledaren tar en mer aktiv roll i sådana här lägen. Störningsmoment som uppstår påverkar de andra på mötet, det kan vara maskiner som låter i bakgrunden eller barn som kommer hem och sätter på tv:n eller andra apparater. Alla småljud fortplantas och blir gigantiska för övriga mötesdeltagare. Ofta händer det också att mötesdeltagare gör annat under mötet eller blir lätt distraherade av något som händer i deras närhet som påverkar uppmärksamheten. Enklaste knepet för att motverka den här effekten är att alla som inte pratar sätter sin mikrofon på mute.
Digitala hjälpmedel som Skype, Teams, Google Hangout, Zoom och andra lösningar för möten på distans gör det möjligt för medarbetare på många företag och organisationer att jobba hemifrån eller undvika resor när coronautbrottet påverkar allt mer. Studien från 2019 visade dock att andelen möten på distans hittills är relativt få. På frågan om hur stor andel av mötena som sker med någon eller några medarbetare på distans svarade 22 procent ”inga” och 31 procent svarade ”ett fåtal” (1-19% av mötena). Sex procent svarade ”alla eller nästan alla”.
Fredrik Bauer ser dock stor potential i virtuella möten och ser det inte som omöjligt att coronautbrottet skulle kunna leda till att fler personer lär sig att hantera de utmaningar som tekniken har med sig.
– Det man kan ana är att frekvensen går upp med den här typen av distansmöten i och med coronautbrottet. I längden bör också fler bli bekväma med digitala möten, men det har inte riktigt tagit fart än som man kan se i studien. Andelen distansmöten på ett genomsnitt är inte särskilt stort trots att man pratar mycket om att jobba hemifrån och ha flexibla lokaler. Man ska samtidigt inte underskatta vikten av fysiska möten, det som bland annat gör ett digitalt möte effektivt är fördelen av att man träffat personerna innan. Det är lättare att connecta om vi vet någonting om personerna eller har ett ansikte sedan tidigare.
Fredrik Bauer kommer att genomföra studien på nytt innan sommaren och presentera resultatet till hösten. Hans hypotes är att andelen distansmöten kommer att ha ökat, delvis som en följd av coronautbrottet.
Det kommer att bli jätteintressant att se resultatet, jag tror ju att utbrottet kommer att ha påverkat en del och att vi med tiden lär oss att hantera de här mötestyperna på ett bättre sätt. Jag tror också att det i längden kan komma att förändra möteskulturen, man borde kunna göra fler saker online än vad man gör idag.
Fem nycklar till ett effektivt möte enligt studien Svenskars möten:
Struktur – Varför ska vi ses? Vad ska vi uppnå? Vad ska vi prata om?
Underlag – För att alla ska kunna förbereda sig krävs besluts- eller förberedelsematerial.
Rätt personer – Bjud in de som berörs av frågorna, andra kollegor kan göra annat.
Fokus – Se till att alla blir involverade i diskussioner och släpp telefonen.
Avslut – Vilka är slutsatserna av mötet? Vem ska göra vad till när?
