Microsoft Sverige har gjort – och gör fortfarande – en intern resa, med två stora kontorstransformationer på tio år. Företaget utvecklar också tekniklösningar för att få ut det mesta möjliga värdet av sitt nya kontorsläge. Nina Rapp är affärsområdeschef för avdelningen Modern Work och berättar om hur tekniken kan hjälpa till att navigera i de nya hybrida arbetssätten och samtidigt ge kontoret mervärde.
”Arbete är inte en plats, det är något du gör”. Det mantrat har Microsoft använt i över tio års tid.
– En arkitekt trodde, när hon hörde vårt mantra, att vi på Microsoft inte gillar kontor. Det är absolut inte sant. Vi tycker att kontoren är fantastiska – men de är bara en del i verktygslådan, en del av en helhet och vi behöver sätta dem i perspektiv, förklarar Nina Rapp.
Hon är affärsområdeschef Modern Work på Microsoft Sverige och från scenen på Stora kontorsdagen i Göteborg berättar hon om hur Microsoft Sverige, när de 2011 började titta på att göra sina kontorstransformationer, utgick från tre parametrar: människan, platsen och tekniken. Det är oftast platsen som hamnar i fokus när arbetsplatserna diskuteras, av naturliga skäl. Men tekniken är minst lika viktig, menar Nina Rapp.
– Det är den som möjliggör för oss att kunna arbeta på effektiva sätt på olika platser. Människan hamnar i mitten, för om vi har ett jättevackert kontor med den bästa tekniken men glömmer bort att förklara hur man ska föra sig på det här kontoret och hur man får ut det mesta av det, då är det lätt att transformationsresan misslyckas. Alla tre delarna måste vara med, det är det som är det nya arbetslivet.
2011 hade Microsoft Sverige ett stort kontor i Akalla, norr om Stockholm. Ett kontor som företaget kände inte utgjorde ett bra verktyg.
– Vi började fundera på vad det är som gör att vi går dit. Kontoret vi hade var inget som lyfte våra medarbetare, det var inte karismatiskt. Det låg stort fokus på den individuella ytan och det var ofta ganska ensamt på kontoret.
2012 byggde man om kontoret till att bli fullt ut aktivitetsbaserat, med fler samarbetsytor, mer variation i platserna. Ombyggnaden fick mycket uppmärksamhet.
– Enligt min mening är det inte ett vackert kontor, men just då tyckte vi att det var fantastiskt. Det som var häftigt var inte bara platsen eller all teknik som möjliggjorde arbetssätten, utan det var kulturen vi satte.
Microsoft inkluderade aspekter som att alltid ha en onlinelänk med i alla möten. De flesta var alltid på kontoret, men om man inte var det någon dag så skulle man inte känna sig exkluderad.
– Vi pratade om tillit till medarbetarna, tydlighet i förväntningarna när man inte ses på samma sätt; hur man för sig i det hybrida.
Nina Rapp berättar att bolaget testade sig fram mycket i början; de stängde väggar, de öppnade upp och bytte ut. Sedan tog de sina lärdomar från Akalla med sig när de 2019 flyttade sitt huvudkontor till Urban Escape i centrala Stockholm. 11 000 kvadratmeter hade blivit först 8 000 och nu 3 000.
– Vi gillar egentligen inte att kalla det vi har nu för ett kontor, för det byggdes inte för att vara ett sådant. Vi byggde det för att det skulle vara ett nav för samarbete. Våra anställda ville komma in för att samarbeta, träffa varandra, träffa kunder och träffa partners, säger Nina Rapp.
Det nya kontoret har 79 procent samarbetsyta, vilket innebär att majoriteten inte är konfidentiell yta. Det är byggt för att man ska kunna springa på varandra och vara tillsammans. De anställda sitter utspritt, lite överallt, och man kan springa på kunder och partners som också sitter där.
Företaget fick inte jättemånga månader i sitt nya kontor innan pandemin slog till. Efter det har man sett lite variationer arbetsmönstren hos sina anställda.
– När vi kom tillbaka efter pandemin behövde vi fräscha upp våra kunskaper i hur man för sig i den nya kontorsmiljön, men vi märkte framför allt att konceptet – att bygga ytor för att träffas, mötas och vara tillsammans – var rätt för oss, konceptuellt.
Microsoft utvärderar hela tiden data för att se om konceptet behöver skruvas till här och där, men på det stora hela är man nöjd med modellen, att se kontoret som ett nav för samarbete. Det är, som Nina Rapp säger, ett evigt lärande.
– Jag har jobbat på Microsoft sedan 2013 och ingen har någonsin bett mig vara på kontoret – men jag har alltid varit där. Än idag har vi inte tomma kontor. Vi har inga krav, inga förväntningar när det gäller det, utan vi jobbar med kulturen och mervärden.
Punkter som Nina Rapp menar är nyckeln till ett lyckat kontor
Företagskulturen: ”Det kommer tillbaka till kulturen. Det är den som gjort att vi lyckats, inte bara att kontoret är vackert och att tekniken finns.”
Tillhörighet: ”Vi behöver säkerställa att alla känner sig inkluderade. Alltid, i all kommunikation, tänka på dem som inte är där, som inte är i majoritet.”
Insikter: ”Att göra undersökningar och att mäta, mäta, mäta. Inte gå på magkänsla utan på fakta och vara öppen för att om fakta ändras så ändrar man strategi.”
Syfte: ”Att känna att man är del av en helhet. Det här vill fler ha artikulerat, viktigt då att visualisera, dela och kommunicera det. Vi använder kontoret till det; vårt mission statement är våra väggar.”
Utveckling: ”Lär man sig, utvecklas och kan vara sitt bästa jag när man går till jobbet så trivs man bättre och då stannar man längre.”
Delaktighet: ”Varje gång vi har flyttat och bytt kontor har vi bjudit in våra anställda att vara med och forma, vi hr fångat de kompetenser vi har hos våra anställda. De utvecklas – vi får platser som är perfekt anpassade.”
