Vasakronan, Newsec och CBRE har alla fått frågan: Har kontorshyresgäster minskat för mycket på sin kontorsyta för att anställda ska kunna återvända till kontoret fullt ut? Det är nämligen något som Sveriges Ingenjörer konstaterar i en ny rapport – om alla anställda är på plats finns det inte tillräckligt med arbetsplatser svarar 87 procent. Det är också en stor andel som inte anser att kontoret ger bättre förutsättningar än de som finns vid arbete i hemmet.
Sveriges Ingenjörer släppte nyligen en rapport om distansarbete och konsekvenserna när arbetsgivarna börjar kräva större närvaro på kontoret. En slutsats de drar från deras enkäter är att många tycker att kontoren har blivit för trånga om alla anställda är på plats, bland annat som följd av neddragningen på yta som många valt i spåren av pandemin.
Fastighetssverige vände sig till Vasakronan, Newsec och CBRE Sweden för att få svar – har kontorshyresgästerna minskat för mycket på sina kontorsytor? I denna artikelserie har redan Newsec gett sin syn på frågan, vilket nu betyder att Sanna Ridhagen, Head of Workplace Consulting på CBRE, ska få ge sitt perspektiv.
Tror du att vissa företag dragit ner så mycket att de skulle ha svårt att återinföra full närvaro på kontoret?
– Ja, det finns säkert exempel på det. Men svaret är både ja och nej. Bland de vi tecknat hyresavtal för de senaste åren har merparten minskat sina ytor, men långt ifrån alla har haft hyresavtal som har gått ut under de senaste åren och långt ifrån alla har ju gjort anpassningar i sina kontor, vilket möjligen gör dem feldisponerade eller att de helt enkelt inte möter behoven medarbetarna har idag.
I de fall man avyttrat yta eller bytt till mindre kontorslokaler, så har man oftast valt att krympa ytorna baserat på olika distansarbetesupplägg och övergång till mer flexibla arbetssätt med delade arbetsplatser säger hon. Dessa arbetsplatser kan också ha olika upplägg, det vill säga hur stor variation man tagit hänsyn till och hur aggressiv delningsgrad man haft.
– Så ja, vissa kan ha krympt ytorna för mycket om alla förväntas vara på kontoret varje dag, men de som lyckas bra har tagit höjd för att få till variation i miljöerna, det vill säga, man har sett till att det finns många olika arbetsplatser, zoneringar, ytor att arbeta på, både enskilt och tillsammans.
– Och är det något vi sett så är det att behoven av enskilda rum att kunna arbeta avskilt i till exempel ett digitalt möte men också med djupt fokus har ökat markant. Ofta finns inte dessa rum, ytor och platser när man krympt ytorna och då kan upplevelsen vara att det blir trångt för att den enda arbetsplatstyp som finns är begränsad – ett skrivbord i öppen miljö.
Sanna Ridhagen fortsätter med att säga att ytterst handlar det om hur väl arbetsmiljöer möter behoven som medarbetarna har för att kunna utföra sitt arbete, och detta varierar utifrån roll och uppdrag.
– I början efter pandemin, så pratades det mycket om att kontoret var en mötesplats, där vi skulle träffas och möta våra kollegor, och om sociala ytor har varit fokus på bekostnad av platser för enskilt arbete och särskilt enskilt fokusarbete, så kan det bli knepigt att rymma alla vid full närvaro.
– Att återinföra full närvaro på kontoret är svårt och jag undrar om det verkligen låter sig göras utan att det får stora konsekvenser. Jag tror inte att det alltid är ytan som är problemet utan att det brister i kommunikationen kring varför man ska ha full närvaro på kontoret.
Många pratar om minskad produktivitet, bristande innovation som skäl, men det finns inte mycket i studier som tyder på att detta är ett problem. Sanna Ridhagen lyfter här fram en studie som nyligen kom från universitetet Stanford som konstaterar två saker;
1) Att arbeta hybrid eller full närvaro på kontoret visar ingen skillnad i produktivitet, i utvärderingar av medarbetarprestationer, befordran, lärande eller innovation.
2) Medarbetare som arbetar hybrid är mer nöjda och slutar mer sällan sitt arbete, särskilt tydligt bland kvinnor.
Ibland glömmer vi bort att före pandemin, så var vi inte fullt närvarande på kontoret heller säger hon. Beläggningen på skrivbordsplatser då var cirka 35-50 procent, där många reste, satt i mötesrum, var hemma med sjuka barn, var på utbildning och så vidare.
– Vi har aldrig bara varit på en plats. Är det något vi vet, så är det att om man inte kan få ett tydligt varför som man kan köpa in på, så kommer det vara mycket svårt att motivera medarbetare att återvända till kontoren och om det då inte heller finns en miljö som stödjer mitt eller mina kollegors arbetssätt, så är det näst intill omöjligt. Jag går förmodligen vidare till en annan arbetsgivare som kan erbjuda ett mer flexibelt arbetsliv.
Är din uppfattning att vissa kontorshyresgäster skulle ha svårt att rekrytera och växa bolaget som följd av att de krympt sin kontorsyta?
– Ja i vissa fall, men kanske inte enbart den krympta kontorsytan per se, utan mer beroende på vilken strategi man har kopplat till distansarbete. Många medarbetare har vant sig vid och inrättat sitt liv efter den flexibilitet som det inneburit med olika distansarbetes upplägg, vare sig det är ett strukturerat hybridupplägg med två tre dagar hemifrån eller fullt flexibelt. Att kunna arbeta mer flexibelt har varit väldigt viktigt för välmående och för en bättre livsbalans, men har också en inverkan på utbudet av arbetskraft med rätt kompetens, rekryteringsunderlaget breddas såklart när man kan vara mer flexibel med plats.
Enligt enkäten från Sveriges Ingenjörer så skulle full närvaro på kontoret enligt de svarande leda till brist på kontorsplatser (cirka 87 procent) och brist på mötesrum (cirka 75 procent).
Vad tror du om den oron som enkätsvaren tyder på?
– Ja, om det är de svarandes uppfattning, så finns det nog fog för det. Har man gjort om till en flexibel miljö med hög delningsgrad baserat på en strategi som bygger på distansarbete, så kommer det bli trängre. Har man dessutom vuxit i antalet medarbetare under åren, så kommer det bli kännbart.
– Men som nämnt tidigare att kanske det mer handlar om att skapa miljöer som bättre stödjer medarbetarnas dagliga och växlande behov i att kunna utföra sina arbetsuppgifter, enskilt och tillsammans med andra. Att göra analysen av vad vi arbetar med och vilken miljö och teknik som stödjer det bäst är viktigast och inte alltid antal kvadratmeter, utan snarare hur vi nyttjar ytorna bäst för att de ska stötta medarbetarna i sina arbetsuppgifter och att kontoret är riggat för att vi är och kommer vara hybrida, även vid full närvaro.
– Vi kommer fortfarande arbeta hemifrån när vi är förkylda och vilja koppla upp oss på möten, vi kommer fortfarande ha möten med kunder och leverantörer på distans och så vidare.
Arbete idag är hybrid och att gå från distansarbete till full närvaro är en stor förändring för många och en inskränkning på den autonomi vi vant oss vid, säger Sanna Ridhagen. Det är viktigt att beakta den förändringen och ha en genomtänkt förändringsstrategi som fokuserar på varför man gör valet att gå mot full närvaro, få medarbetare att köpa in på detta, kunna visa hur det ska gå till och fungera samt följa återgången noga för att se att alla har förmåga att arbeta på kontoret.
– Utmaningen är att vi ofta jobbar med många olika saker på en dag och då har behovet av att kunna samarbeta, socialisera med kollegor men också arbeta med ett djupare fokus, teamsmöten i avskildhet osv ökat. Idag är mer eller mindre allt arbete hybrid – alla är inte på samma plats samtidigt vilket också ställer krav på rätt tekniskt stöd – och om det då bara finns vissa platser eller rum som har den teknik som behövs, så kan det ju också bli en trång sektor.
Sveriges Ingenjörer skriver också i sin rapport: ”För att arbetsplatsen ska kunna konkurrera med distansarbetet är det avgörande att arbetsmiljön är bättre på kontoret än i hemmet, annars finns det ingen anledning att göra tur-och-retur-resan till kontoret. Arbetstagaren behöver ha incitament att komma till arbetsplatsen.”
Vad tror du om den slutsatsen?
– Ja, arbetsmiljön måste vara bra på kontoret. Återigen handlar det om att göra det begripligt och attraktivt att komma till kontoret. Om jag åker till kontoret och det är svårare, krångligare och mer högljutt för mig att utföra mina dagliga arbetsuppgifter, så kommer jag känna mig mindre effektiv. Vi gillar inte det. Att röja undan hinder är ett bra sätt att skapa incitament.
– Det vi gillar hemma är möjligheten att kunna arbeta ostört och slippa pendlingstid – kan vi skapa möjlighet till arbetsro och underlätta att inte behöva pendla när det tar som längst tid och är som mest folk?
– Att kunna växla mellan att kunna arbeta ostört, samtala med kollegor, delta på hybrida möten på ett effektivt sätt och där det finns val är avgörande för min upplevelse. Om jag har en positiv upplevelse när jag är på arbetsplatsen, det vill säga, jag kan utföra mitt arbete på ett bra sätt, jag lär mig, jag känner sig sedd och hörd, jag har möjlighet att återhämta mig, mina kollegor bidrar positivt till min upplevelse, ja då ökar sannolikheten att jag ser värdet och vill åka in till kontoret. Det är lika mycket en kulturfråga som en fråga om arbetsmiljön. Den fysiska, sociala och digitala arbetsplatsen hänger ihop.
Bara en tredjedel svarar att arbetsmiljön på arbetsplatsen är bättre än den på distansarbetsplatsen/hemarbetsmiljön – vad tycker du det är ett tecken på? Säger det något om kontorets status, utvecklingspotential och utmaningar?
– Ja, många arbetsplatser måste bli bättre, när medarbetare föredrar hemarbetsplatsen är det ofta ett tecken på att kontoret behöver anpassas för att möta deras behov bättre. Det kan omfatta förbättringar av ljudmiljön, möjlighet till avskildhet, kontorslayout och ventilation men också möjlighet till återhämtning, ökad autonomi och bättre möteskultur exempelvis.
– Som jag inledde med så är det långt ifrån alla som har gjort en strukturerad och medveten arbetsplatsförändring. Fokus har för många varit på mätetal kopplat till hur många som är på kontoret och inte vad vi ska göra på kontoret. Det betyder att fokus blivit på att krympa ytan, där det istället bör handla om hur vi ska ta oss an det faktum att allt arbete är hybrid och vad det innebär för oss som ledare och medarbetare.
– Hur ska vi lösa vårt arbete på bästa sätt? Hur samarbetar vi mer asynkront? Hur ser balansen ut mellan att vara involverad och isolerad? Hur möts vi och varför? Det handlar om att ta dessa dialoger och om att öka medarbetarupplevelsen. Här har våra ledare en nyckelroll i att ta initiativet till dessa dialoger, säger hon.
Vill du ha en ordentlig uppdatering om nuläge och framtid på kontorsmarknaden samtdigt som du knyter nya värdefulla kontakter? Då ska du inte missa Stora Kontorsdagen nästa onsdag på Grand Hotel i Stockholm! Men skynda boka, anmälan stänger i dag!
