Heléne Lidström är arbetsplatsstrateg på Castellum och när hon talar på Lokalmarknadsdagen i Göteborg gör hon det både med utgångspunkt i denna position – och som representant för ledningsgruppen på Castellum. Här brottas med en del frågor just nu när det gäller kontoret. Hur det ska vara för att bibehålla sin plats, sin funktion och sin nödvändighet för arbetslivet?
– Det är framför allt två saker som många ledningsgrupper vrider och vänder på när det gäller kontor: dels handlar det om hur man får tillbaka medarbetarna. Många organisationer har nämligen kommit fram till att flexibiliteten visserligen är bra, men man ser också stora värden i att medarbetarna är på kontoren, men hur uppnår man den rätta balansen mellan distans- och kontorsarbete för att bäst utnyttja fördelarna med båda? Samtidigt som man bibehåller kulturen, lärandet och känslan av samhörighet? Och hur skapar vi en arbetsplats som längtar till och inte tvingas vara på?
Under en period har man, enligt Heléne Lidström, sett olika företeelser, som 2/3-modellen, 3/2-modellen och 51/49-procentsmodellen, men också sett att de inte fungerar riktigt.
– Här behöver man skapa en tydlighet; hur ser man på kontoret och vinsterna med att vara på plats? Vi behöver koma fram till en strategisk riktning. Vi måste också se över hur vi anpassar lokalerna efter behovet vi har. Många säger att vi behöver minska ytorna – men hur ska de minskas? Det märks också att man saknar vissa funktioner som smårum, tysta rum och teamsrum, så vi behöver förstå behoven så att vi kan allokera ytorna rätt. Det gör vi inte idag.
– Generellt behöver arbetsgivare bli bättre på att förklara sitt ”varför”, vilken roll spelar kontoret och vad ser vi för vinsterna med att vara på plats? Det är ledningens ansvar att enas om och kommunicera. Men för att locka tillbaka medarbetarna behöver vi också bli bättre på att anpassa lokalerna utifrån de behov som vi har. Med den minskade närvaron på våra kontor är det många som utgår ifrån att lösningen är att helt sonika minska kontorsytorna. Här är mitt råd att börja med att göra en grundlig behovsanalys: om vi springer på lösningen innan vi förstår behoven är det lätt att det blir fel, säger Heléne Lidström och fortsätter:
– I Castellums årliga studie där kontorsarbetare utvärderar sin arbetsplats säger 1 av 3 att de inte anser att kontoret är en bra plats för ostört arbete, vilket ju är beklagligt. Vi ser också att man saknar vissa funktioner som smårum, tysta rum och teamsrum. En annan aspekt är att vi idag måste tänka både på de som är på plats på kontoret och de som närvarar digitalt. Förr utformade vi arbetsplatserna efter de som var på plats. Idag måste vi tänka precis lika mycket på upplevelsen för de som inte är på plats när vi utformar en arbetsplats.
Det här är komplexa frågor, menar Heléne Lidström, och varje organisation behöver göra sin hemläxa. ”Flexibilitet” i en organisation är något helt annat i en annan och ledningen behöver enas och behoven identifieras.
Hur mår vi på våra arbetsplatser just nu?
– Sverige har aldrig mått så dåligt som vi gör idag. Antalet sjukskrivna med stressrelaterad diagnos har ökat markant de senaste fem åren, samtidigt som vi kommer behöva arbeta allt högre upp i åldrarna. Så frågan är hur vi kan utforma hållbara arbetsplatser där både kropp och knopp mår bra. Forskningen är nämligen enig på detta område: om vi trivs och mår bra ökar motivationen och då presterar vi bättre. Det här betyder att vi behöver utforma funktionella, flexibla och hållbara arbetsplatser där vi sätter människan i fokus, säger Heléne Lidström.
Vem vinner på flexibiliteten?
– Det här är intressant, för vad är det vi svarar att vi vill ha? Vad är det absolut viktigaste på kontoret? Svaret är: kollegor, kollegor, kollegor. Så ekvationen går inte riktigt ihop. Vi vill kunna jobba flexibelt, men när vi är på kontoret vill vi att alla kollegor ska vara där. Jag tror också att det här med välmående är en viktig aspekt.
– Det pratas också mycket om tillit. De amerikanska tech-bolagen slog sig för bröstet direkt efter pandemin och sa: vi jobbar med tillit, våra medarbetare får arbeta precis var de vill, så länge de presterar. Men nu är det lite annat ljud i skällan, nu börjar man gå tillbaka till kontoren. Till och med Zoom säger att vi bör gå tillbaka kontoret, eftersom de menar att förtroende inte kan byggas över Zoom.
Pendeln börjar alltså svänga tillbaka, säger Heléne Lidström, och då handlar det inte bara om resultat och prestation utan mycket om tillhörighet och kunskapsöverföring kollegor emellan. Men det är tudelat. I Castellums senaste rapport är det intressant att se att unga människor inte bara uppskattar utan förväntar sig att kunna arbeta flexibelt, samtidigt som de inte är främmande för att arbetsgivaren inför obligatorisk närvaro på kontoret.
– Flexibiliteten är här för att stanna, men varje organisation behöver formulera sin egen arbetsplatsstrategi. Vad vill ledningen, hur ser man på flexibiliteten, hur ser behoven ut och vad kan vi lära från omvärlden, andra organisationer, forskningen och så vidare, förklarar Heléne Lidström och avslutar:
– Strategin lägger grunden till att skapa en arbetsplats att längta till.
