I en tidigare kontorsrapport ”Navigating the Future Workplace” så konstaterade Vasakronan att utav de 41 bolag som de haft kontakt med i undersökningen så är det endast en som inte använder någon typ av hybridlösning. Vidare konstaterar rapporten att det inte finns något som man kan referera till som det nya normala när det kommer till det framtida arbetslivet. Snarare ska det ses som en ständigt pågående process som kan förfinas, förbättras och förverkligas av hyresgästerna.
Rapporten identifierar fem trender; Nya krav på ledare, nya sätt att bygga företagskultur, nya sätt att främja innovation och kreativitet, nya kommunikationsvägar för att skapa tillhörighet och att identifiera preferenser i arbetssätt och arbetsplatser. De beskriver också vad de kallar en kontorsparadox. Vasakronan såg nämligen att de flesta av de intervjuade företagen uppger att fler medarbetare spenderar färre dagar i veckan på kontoret. Det råder samtidigt en samsyn kring att kontoret och dess utformning är allt viktigare än tidigare, vilket blir just en paradox.
Nyligen kom även en rapport från Stockholms Handelskammare: ”Kommer du in till kontoret idag?”. Den visar på att även om flexibiliteten har ökat så kvarstår behovet av kontorsmiljön. Den konstaterar också att det uppstått en efterfrågan om anpassning av kontoret till nya arbetsmönster. Fastighetssverige ställer frågan till Malin Ingman Wettler, som är Workplace Strategy Manager på Vasakronan, om det är nya frågeställningar och samtal man ska ha kring kontorsutformning nu.
– Personligen tycker jag att vi behöver fundera i mycket större utsträckning på vilket syfte kontoret ska fylla. Det här är en fråga där svaret skiljer sig åt mellan olika organisationer och för att kontoret ska skapa så mycket värde som möjligt behöver vi diskutera hur kontoret ska användas.
Hon säger att för vissa organisationer ligger fokus på individuell och gemensam produktivitet. För andra handlar det mer om sociala interaktioner och relationsbyggande. Det här är saker man behöver diskutera igenom och reda ut innan man ens börjar fundera på hur man ska utforma sitt kontor.
– Målet är trots allt att den miljö man bygger upp ska stötta önskat beteende.
En intressant siffra i rapporten från Stockholms Handelskammare är att hela 70 procent anser att de hellre sitter hemma och jobbar om de behöver jobba fokuserat.
– Det tycker jag är en tydlig indikation på att det uppenbarligen saknas bra miljöer för koncentrerat arbete på kontoret. Den frågan behöver få större plats. Inkludering och mångfald är en annan fråga som jag också tycker behöver belysas i större utsträckning. De allra flesta vill ändå skapa kontor och platser där alla ges förutsättningar att kunna må bra och prestera på hög nivå.
På det så tycker Malin Ingman Wettler att man behöver fundera över behovet av flexibilitet. Rapporten visar tydligt att det antal dagar man faktiskt är på kontoret varierar. Det skapar utmaningar som till exempel hur man ska bedöma storleken på kontoret och hur man får en jämn beläggning över veckans alla dagar utan att medarbetarnas upplevelse påverkas negativt.
– Här tror jag att man på djupet behöver förstå historiken men också skapa möjligheter till flexibla lösningar framåt. Framöver tror jag att vi kommer att se ännu fler kombinationer av olika kontorslösningar. Vi ser redan nu organisationer som väljer att ha ett eget kontor i kombination med till exempel medlemskap på Arena, Vasakronans coworking-erbjudande. Det fungerar som ett gummiband under de dagar det kanske är trångt på kontoret och ger flexibilitet.
Vilka frågor bör man som fastighetsägare ha med sig till en blivande hyresgäst?
– I grunden handlar det om att ställa frågor. Många frågor. Syftet är så klart att sätta sig in i kundens affär och verkligen försöka förstå verksamheten, målen och ambitionerna. Vi behöver ta reda på vilka förutsättningar och krav som ligger till grund för de behov våra kunder har för att kunna presentera en lokallösning som på bästa sätt stöttar önskat arbetssätt och hjälper organisationen att nå sina mål och ambitioner. Idag och i morgon.
Finns det anledning för fastighetsägare att mer noggrant följa beläggningen och användningen av kontoret?
– Det finns det absolut, att analysera data för hur kontoret används skapar insikter och förutsättningar att utveckla kontoret. Det ger också oss som fastighetsägare möjligheten att drifta våra hus på ett effektivare sätt vilket minskar energianvändningen men också ger ett bättre inomhusklimat för våra hyresgäster.
Men vilka frågor borde en fastighetsägare vara beredd på att få från en potentiell hyresgäst? Malin Ingman Wettler menar att de borde handla om fastighetsägarens miljöarbete.
– Många av våra kunder behöver till exempel data som rör lokalen för sin klimatredovisning. Där kan vi hjälpa till och ge dem den datan över bland annat energiprestanda och vattenförbrukning.
Den andra frågan bör vara om området och närmiljön. Känns området levande och tryggt? Finns det restauranger och butiker i närheten? Är det lätt att ta sig till och från kontoret? Sådant har stor betydelse för medarbetarnas helhetsupplevelse berättar hon.
– Sist men inte minst tycker jag man ska ställa frågor som rör flexibilitet, service och möjligheter att nyttja resurser utanför sin egen lokal. Det kan handla om resurser som ett bolag har behov av ibland men inte varje dag och därför skulle kunna dela med andra. Till exempel, studio för sändningar, möjligheten att hyra större mötesrum eller tillgång till en konferensanläggning.
Malin Ingman Wettler berättar att Vasakronan, som själva har kontorsutformning som deras kärnverksamhet, också har en lång historik av att använda deras egna kontor som testbäddar för att testa nya lösningar och arbetssätt. Redan 2012 gick de över till det som då kallades aktivitetsbaserat arbetssätt och har jobbat länge med olika typer av digitala och flexibla lösningar.
– Den insikt vi har är att utvecklingen av den fysiska platsen kontoret aldrig får avstanna. Därför fortsätter vi att utforska högt och lågt och har ett forum med en bredd av kompetenser där vi fångar upp de behov som finns kopplat till våra kontor och vårt arbetssätt.
– Omvärlden, vårt ledarskap, våra arbetssätt och beteenden förändras och kontoret måste löpnade justeras för att möta de förändringarna och stötta verksamheten.
Vetskapen finns om att arbetssättet hänger ihop med kulturen samt ledar- och medarbetarskap och att det är det som gör att de får ut de effekter som man skapat förutsättningar för i den fysiska miljön.
– Människa, plats och teknik – allt hänger ihop i symbios för att skapa ett attraktivt kontor där människor vill vara, mår bra och kan prestera. Vi testar olika funktioner och tekniker för att utforska och lära nytt. Vi har till exempel testat ljusterapi rum, labbat med ny teknik för att stötta hybridmöten, tunna klienter för att inte behöva bära med sig laptop utan kunna slå sig ner var som helst och arbeta eftersom vi delar på alla platser.
– Vi har testat att jobba med alla sinnen genom ljud, ljus och doft. Vi fortsätter utforska och vi har ett forum med en bredd av kompetenser för att fånga upp alla behov som kan kopplas till vårt kontor och våra arbetssätt.
Är du mer nyfiken på trenderna och tendenserna inom kontorssegmentet ska du besöka Stora Kontorsdagen den 13 november på Grand Hotel (Vinterträdgården). Anmäl dig här.
