Vasakronan, Newsec och CBRE har alla fått frågan: Har kontorshyresgäster minskat för mycket på sin kontorsyta för att anställda ska kunna återvända till kontoret fullt ut? Det är nämligen något som Sveriges Ingenjörer konstaterar i en ny rapport – om alla anställda är på plats finns det inte tillräckligt med arbetsplatser svarar 87 procent. En tredjedel svarar att på de arbetsplatser som redan ökat kraven på kontorsnärvaro så finns det indikationer att ytterligare krav väntar.
Sveriges Ingenjörer släppte nyligen en rapport om distansarbete och konsekvenserna när arbetsgivarna börjar kräva större närvaro på kontoret. I enkätsvaren så uppger nära 30 procent av de förtroendevalda att på arbetsplatser som har ökat kraven på kontorsnärvaro finns det planer på att skärpa kraven ytterligare, och inte i något fall finns det signaler om att återgå till mer tillåtande distansarbetsregler.
En annan slutsats som Sveriges Ingenjörer drar från deras enkäter är att många tycker att kontoren har blivit för trånga om alla anställda är på plats, bland annat som följd av neddragningen på yta som många valt i spåren av pandemin.
Fastighetssverige har tidigare vänt sig till Newsec och CBRE för att få svar – har kontorshyresgästerna minskat för mycket på sina kontorsytor? Slutligen i denna artikelserie får Malin Ingman Wettler, som är Workplace Strategy Manager på Vasakronan, ge sitt perspektiv på frågan på om vissa företag dragit ner så mycket att de skulle ha svårt att återinföra full närvaro på kontoret.
– Det beror på hur man har utformat sitt kontor och vilken typ av kontorslösning man har valt. Det kan se väldigt olika ut. De organisationer som redan från början har skapat en mer flexibel miljö med olika typer av miljöer och delade platser brukar kunna rymma fler än de som har en mer traditionell lösning där man räknat med ett skrivbord per medarbetare.
– Det som är tydligt i marknaden är att behoven har förändrats och när behoven förändras så behöver så klart utformningen av kontoret hänga med. I ett sådant läge blir det extra viktigt att ta fram en genomtänkt arbetsplatsstrategi. Det är avgörande för att skapa ett kontor som ger medarbetarna energi och förutsättningar att göra ett bra jobb.
Är din uppfattning att vissa kontorshyresgäster skulle ha svårt att rekrytera och växa bolaget som följd av att de krympt sin kontorsyta?
– Det vi ser är att företag vill ha är lokaler som är rätt utformade samt möter deras arbetssätt och behov på ett bra sätt. De som redan i ett tidigt stadie har identifierat sig som ett bolag med tillväxtambitioner har förmodligen redan vävt in den parametern i sin arbetsplatsstrategi. Eller så har man tagit höjd för det genom att inkludera mer flexibla lösningar.
– Har man däremot inte redan på förhand satt sin arbetsplatsstrategi eller av andra skäl växer mycket mer än väntat så kan det såklart bli så att det blir trångt, och då kan man behöva utöka ytan.
Enligt enkäten från Sveriges Ingenjörer så skulle full närvaro på kontoret enligt de svarande leda till brist på kontorsplatser (cirka 87 procent) och brist på mötesrum (cirka 75 procent).
Vad tror du om den oron?
– Min bild är att den oron ofta bottnar i en upplevelse av att kontoret inte stöttar de arbetssätt man har och de arbetsuppgifter man skall utföra. Det är därför det är så viktigt att varje organisation bottnar i behoven och funderar över de gemensamma arbetssätten, vilket ledar- och medarbetarskap man har, hur det fysiska och digitala ska samspela och vad lokalen ska ha för betydelse för kulturbyggandet.
– Väger man dessutom in de olika perspektiv som bolaget, teamet och individen har och funderar över vad som krävs för att hitta fungerande lösningar i alla de här dimensionerna så har man kommit en bra bit på vägen. Då kan man också börja se över och utforma den fysiska miljön på ett klokt sätt.
Sveriges Ingenjörer skriver också i sin rapport: ”För att arbetsplatsen ska kunna konkurrera med distansarbetet är det avgörande att arbetsmiljön är bättre på kontoret än i hemmet, annars finns det ingen anledning att göra tur-och-retur-resan till kontoret. Arbetstagaren behöver ha incitament att komma till arbetsplatsen”.
Vad tror du om den slutsatsen?
– Visst är det så. Arbetsplatsen måste vara så väl utformad att medarbetarna ser ett större värde av att komma dit än att inte göra det. Den måste erbjuda förutsättningar att både må bra och prestera väl. Här fyller flöden i lokalen en viktig funktion. Därför är det viktigt att skapa förutsättningar för människor att ses och aktivera kontoret med gemensamma aktiviteter. Det är en nyckel för att skapa tillhörighet, gemenskap och lärande.
Malin Ingman Wettler säger att man samtidigt inte ska stirra sig blind på kontoret. Läget har alltid varit viktigt men nu är det centralt.
– Det är uppenbart att allt fler företag väger in både huset och området när de väljer lokal. Kontoret ska finnas på en attraktiv plats och med närhet till kommunikationer, träning, shopping och restauranger för att attrahera medarbetarna. Det måste finnas en helhetsupplevelse.
Bara en tredjedel i rapporten svarar att arbetsmiljön på arbetsplatsen är bättre än den på distansarbetsplatsen/hemarbetsmiljön.
Vad tycker du det är ett tecken på och säger det något om kontorets status, utvecklingspotential och utmaningar?
– Det bekräftar egentligen det vi ser i vår verksamhet, att det finns en enorm potential att utveckla våra arbetsplatser. Men också ett stort behov av vägledning och det är precis det som vi pratar med våra kunder om varje dag.
– I rapporten kan man bland annat se att det saknas många mötesrum anpassade för digitala möten. Vi ser samma sak i den undersökning som vi nyligen gjorde tillsammans med Handelskammaren i Stockholm. Det tycker jag är ett tydligt exempel på att kontor ofta inte är anpassade till nya arbetssätt och beteenden och då inte heller ger medarbetarna rätt förutsättningar att göra ett bra jobb.
De senaste åren har väldigt mycket förändrats i vår omvärld och hybridarbetet är här för att stanna, säger hon. I vilket format återstår att se.
– Men det är helt klart att för att fortsätta vara relevant för sina medarbetare behöver våra kontor utvecklas kontinuerligt. Den utvecklingen måste gå hand i hand med utvecklingen av arbetssätt och beteenden och de mål som ett bolag har.
