Framtidens arbetsliv står i fokus när nu balansen mellan distansarbete och kontorsnärvaro ska stabiliseras. Samtidigt verkar de aktivitetsbaserade och flexibla kontoren ha nått en platå och det finns utmaningar i hur hyresgästerna resonerar kring utformningen av de kontoren.
Under torsdagen kunde Fastighetssverige rapportera om Castellums stora nordiska rapport om Framtidens arbetsliv. Efter presentationen följde ett samtal där Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på Castellum, Leif Denti filosofie doktor i psykologi på Göteborgs universitet, och Hanna Wallstedt, COO på Sweco Sverige, delade sina insikter om vad resultatet från rapporten visade på.
Rapporten slog fast att det hybrida arbetet är här för att stanna och Leif Denti berättar att det sen 2000-talet finns forskning på hur mycket distansarbete som är bra för oss. Det verkar ligga mellan cirka en två dagar berättar han.
– För att distansarbete kommer med för- och nackdelar. Fördelarna är ju att man får lite mer kontroll över sitt liv, sin tid och att man får mer work-life balance. Det verkar som att det är positivt för stress och välmående upp till en viss nivå. Sweetspotten verkar ligga på två dagar plus minus en halvdag ungefär.
När distansarbetet slog igenom på en större skala under pandemin så var det en sak som förvånade honom. Han antog att de introverta skulle drabbas mindre hårt än de extroverta.
– Det visade sig att extroverta ändå fixade den sociala kontakten med digitala AW:r och middagar. De introverta tyckte att det skönt att vara hemma inledningsvis, men man behöver ändå komma ut om man är introvert och många blev hemmasittare.
– Nu när vi ska tillbaka till kontoret så ska vi komma ihåg att fördelningen mellan introverta och extroverta är ungefär hälften vardera och våra kontor är inte utformade för de introverta och möter inte deras behov. Så jag är inte förvånad att så många vill ha ett eget rum på kontoret och att de väljer att vara hemma istället.
Leif Denti menar att det finns något att lära utav hur människor är på hemmaplan som också borde återfinnas på arbetsplatsen. Detta då de flesta människorna är ganska påhittiga och kreativa när man är hemma.
– Folk bygger veranda och man meckar i folkracebilen. Sen så kommer man in på jobbet och så upphör det. Därmed finns det tre saker att lära av det.
Det första är att hemma finns en vision hemma som är attraktiv. En veranda till sommaren där man kan grilla är en härlig vision om vad det kommer bli.
– På jobbet är den visionen mycket mera flytande eller abstrakt. Så det är en sådan sak man kan jobba med som ledare att faktiskt låta visionen beröra människor.
Nummer två är att hemma har man kontroll över vad man gör, man kan se frukten av det och man har autonomi.
– På jobbet är det andra saker jag förväntas att leverera och man måste förhandla om den tid man lägger på olika projekt. Då kommer min autonomi krympa.
Det tredje är att hemma vet man var riskerna finns och vilka risker som man kan ta.
– När det går åt helvete så kan jag köpa det och så vidare. Jag har koll på mitt risktagande. Medan på jobbet så kan jag få skulden, bli syndabock eller bära hundhuvudet. Jag tappar i anseende hos mina kollegor om jag skulle misslyckas med någonting.
– Det en chef ska göra det är att låta visionen beröra människor så att de känner att den är meningsfull, ge människor friheten att själva utforska vägar för att möta visionen kreativt. Och sen berätta vilka snedsteg som vi faktiskt kan acceptera.
Hanna Wallstedt säger att det som är positivt i rapporten är att många anser att kontoret är vår naturliga plats att jobba på och att så många ser arbetsplatsen som en fördel för välmående.
– Kontoren ska hjälpa till med både vår prestation men också vårt välmående. Det handlar om att dels kanske hitta då den här mixen mellan att erbjuda flexibilitet, dels få in våra medarbetare på ett attraktivt kontor som skapar förutsättningar för prestation och välmående.
Samtidigt finns det spännande motsättningar säger hon.
– Vi har chefer som vill ha sina medarbetare på plats, men själva värdesätter distansarbetet. Vi vill ha flexibiliteten kvar, men vi vill också att kollegan ska vara på kontoret. Vi ser också att medarbetare vill sitta citynära, men man vill ha sin parkeringsplats och ta bilen till jobbet.
– Det är motsättningar som är svåra för oss som arbetsgivare och det handlar om att klara av att navigera i det här.
Heléne Lidström säger att det viktiga nu är att man ser till att kontoret är en plats man vill vara på och inte en plats man känner sig tvingad att vara på.
– Vi ser nu alla vinster med att vara på kontoret. Jag tror de här företagen som nu kräver fem dagar på kontoret kommer få det lite svårt. Istället behöver vi skapa platser där man faktiskt vill vara på, mår bra och träffar sina kollegor. Men jag tror också att vi behöver ha en förståelse för att vi uppskattar att ibland kunna jobba hemifrån.
Samtidigt återstår svårigheterna i att kunna arbeta fokuserat på kontoret, ett problem som ökat över tid, där en av tre i rapporten upplevde att arbetsron inte fungerar på kontoret. Hon tycker att det är alarmerande att det fortsatt är så högt.
– Jag tror att det handlar om att vi måste skapa miljöer där vi kan gå undan och det är lite av en hygienfaktor att man faktiskt ska kunna utföra den typ arbetsuppgifter på kontoret. Det är därför jag tror att så många säger att de vill ha eget rum, för det är någonstans lösningen. Då kan jag ju stänga om mig och jag vet att jag har en plats att utföra de här arbetsuppgifterna som behöver arbetsro. Vi måste säkerställa på våra arbetsplatser att vi har bra miljöer för arbetsro helt enkelt.
Hon säger vidare att den stora utmaningen nu är att det finns ledningsgrupper som ser att de har en väldigt låg beläggning på kontoret. Resonemanget blir att de tänker att de kan dra ner på ytan och antalet skrivbord och så kan man kalla det aktivitetsbaserat.
– Det här är absolut det sämsta om vi utgår från medarbetarnas perspektiv, där man ska komma in tidigt på morgonen för att ens hitta en plats. Man får ingen arbetsro och det skapar inte en trygghet att jag har en bra plats på kontoret som möter mina behov.
– Jag tror att det är viktigt att förstå att det flexibla kan vara det absolut sämsta eller det absolut bästa om man frågar medarbetarna. Då är det otroligt viktigt att man gör den här kartläggningen av organisationen och hur de ska skapa de flexibla miljöerna. Ibland kanske vi behöver spara pengar och dra ner på ytor, men då behöver vi vara ärliga och uppriktiga med den målsättningen.
Det riktigt flexibla kontoret innebär inte färre stolar per rumpa.
– Ska vi ha en bra flexibel miljö, då behöver vi ha fler platser per rumpa, så att jag kan välja. Nu vill jag sitta två timmar utan distraktioner eller så vill jag sitta och jobba andra fokuserat. Då behöver vi kanske en arbetsplats för fyra personer där vi kan sitta och jobba tillsammans. Det vill säga den här paletten av olika typer av arbetssätt och då behöver vi fler platser.
